E-billing: Wat zijn de juridische implicaties? Hoe leg ik het vast? Service Level Agreement?

Datum 26-11-2012
Bericht geschreven door: mr. P. (Peter) van Rossum, advocaat
Peter van Rossum, juridisch specialist en materiedeskundige op dit terrein helpt u verder.
 
E-billing, het digitaal presenteren en distribueren van facturen is in een stroomversnelling geraakt. Gebruik en acceptatie nemen hand over hand toe. Onder meer vanwege de grote voordelen die er aan kleven, zoals kostenbesparing, grip op werkkapitaal en efficiëntere processen. Het menselijk handelen in het crediteuren- en debiteurenproces en de daarbij behorende fysieke papierstroom wordt vervangen door gezamenlijke afspraken die door systemen opgevolgd kunnen worden. Daardoor kan er sneller en efficiënter worden gewerkt. Dit brengt aanzienlijke kostenbesparingen met zich mee.
 
Facturatie is echter ook een van de primaire processen van de onderneming. Afspraken dienen goed te worden vastgelegd en er dienen zekerheden te worden ingebouwd.
 
De elektronische facturatie en elektronische archivering dient tevens aan de lokale BTW-regelgeving te voldoen.
 
De wet- en regelgeving in Europa inzake de facturatie, administratie en archiveringsvereisten wordt door veel bedrijven als een barrière gezien voor een succesvolle E-Billing implementatie. Dit komt omdat de huidige Europese wet- en regelgeving in de verschillende lidstaten veelal anders wordt uitgelegd. Daarnaast is er de mogelijkheidvoor lidstaten om additionele vereisten neer te leggen. Dit heeft juridische onzekerheid tot gevolg en kan leiden tot onnodig hoge kosten. Hierdoor is het niet eenvoudig om een oplossing te realiseren die toepasbaar is voor heel Europa.
 
Het goed in kaart brengen van de vereisten van de targetlanden en de uiteindelijke oplossing afstemmen met de lokale fiscus biedt vaak uitkomst. Met de komst van SEPA, één Europese betaalmarkt (ook wel: SEPA, Single Euro Payments Area) zal dit punt in de nabije toekomst vergemakkelijkt worden. Het is belangrijk op de hoogte te zijn van de wet- en regelgeving en de kennis up-to-date te houden om te voorkomen dat u onnodige risico’s loopt of beveiligingsmaatregelen aanschaft die overbodig zijn of niet meer voldoen.
 
Van Rossum Advocaten kan uw bedrijf optimaal adviseren omtrent alle juridische aspecten van elektronisch factureren, archiveren en betalen. Mede in verband met de aanwezige materiedeskundigheid.  Er is veel ervaring in het opstellen van contracten inzake elektronisch factureren, archiveren en betalen. Van Rossum Advocaten werkt  samen met gespecialiseerde partners.  Wij werken voor zowel  profit als non-profitorganisaties.
 
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met:
Mr.  Peter van Rossum, 0591-646882 / 06-54366691 /  p.vanrossum@vanrossumadvocaten.nl
Op afspraak kunnen ook besprekingen plaats vinden via Skype.